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KPS - Kita-Planungssoftware

Die KPS - Kita-Planungssoftware ist ein über den Webbrowser aufrufbares Python/Django Programm zur Verwaltung von Betreuungsplätzen. Es ermöglicht der Kita-Leitung, das vorhandene Personal tagesaktuell zu planen und die optimale Anzahl an Betreuungsplätzen bereitzustellen. Dies geschieht in Anlehnung an den KiBiz Personalstundenrechner. Darüber hinaus kann es automatisch Kinder den verfügbaren Plätzen zuweisen mit Rücksicht auf eine gleichmäßige Verteilung über alle Familien. Es ist auf den meisten Webspaces einsetzbar und daher günstig im Unterhalt. Durch die Installation mittels eines SSL-Zertifikats und den Aufruf über https werden alle Daten verschlüsselt übertragen.

Die KPS - Kita-Planungssoftware bietet eine zweigeteilte Planungsoberfläche an. Auf der einen Seite sehen Sie alle Betreuer in Ihrer Einrichtung inklusive zur Verfügung stehende Fachkraft-, Ergänzungskraft- und Leitungsstunden sowie sonstige Stunden. Auf der anderen Seite sehen Sie alle Kinder, gruppiert nach Familie inklusive Gruppenzugehörigkeit, Alter und Betreuungsvertrag.

Über einen Zeitstrahl können Sie ein beliebiges Datum auswählen, für das die Planung erstellt werden soll.

In einer Zusammenfassung sehen Sie den aktuellen SOLL- und IST-Betreuungsschlüssel.

Über die Notiz-Funktion haben Sie die Möglichkeit, für jeden Tag Notizen für Ihre KollegInnen zu hinterlegen. So können Sie wichtige Informationen zentral hinterlegen und die Planung auf mehrere Schultern verteilen.

Im Planungsmodus haben Sie die Möglichkeit, einzelne Familien bzw. Kinder auf die vorhandenen Betreuungsplätze zu verteilen. Dies können Sie manuell machen - durch An- oder Abwählen des Kindes/der Familie. Oder Sie können die automatische Verteilungsfunktion nutzen. Diese verteilt die Kinder bestmöglich auf die vorhandenen Plätze und berücksichtigt dabei vergangene Platzangebote. So wird im Einklang mit den Anforderungen des Jugendamtes eine gleichmäßige und faire Verteilung der Plätze auf alle Kinder erreicht. Zusätzlich haben Sie aber auch die Möglichkeit, Prioritäten zu vergeben für z.B. berufstätige Eltern, sofern dies für Ihre Einrichtung zutrifft.

Anhand des Reservierungsstatus können Sie mit einem Blick sehen, welche Familien das Betreuungsangebot wahrnehmen und welche Familien ihren Platz abgeben möchten.

Nicht nur die Planung der verfügbaren Betreuungsplätze, sondern auch die Benachrichtigung der anspruchsberechtigten Familien sowie das Verarbeiten der Antworten ist zeit- und nervenaufreibend. Mit Hilfe des Reservierungsstatus behalten Sie die Übersicht. Für jede Familie werden die hinterlegten Kontaktdaten eingeblendet, Telefonnummer sowie E-Mail Adressen.

Das Beste daran: Sofern eine Familie auf ein Betreuungsangebot verzichtet, können Sie mit nur einem Klick den freigewordenen Platz (oder Plätze bei mehreren Kindern) erneut verteilen. Beim Erstellen der E-Mail Liste für das Rundschreiben werden nur E-Mail Adressen berücksichtigt, die noch nicht benachrichtigt worden sind. Damit werden die Planung der Notbetreuung und die Verteilung der Plätze zum Kinderspiel.

Es versteht sich von selbst dass diverse Sicherheitsmaßnahmen getroffen worden sind, um den Umgang mit den personenbezogenen Daten zu ermöglichen. Dazu gehören nicht nur eingehaltene Sicherheitsstandards für Browser, sondern auch ein Gruppen/Rollen/Rechte-Konzept.

Durch das verwendete Django-Framework werden typische Angriffe wie z.B. SQL Injections verhindert. Die Installation der Anwendung erfolgt so, dass ein Rating von A+ auf ssllabs.com erreicht wird.

Die Anwendung selbst erfordert nur die nötigsten Angaben um eingesetzt werden zu können. Z.B. ist es nicht erforderlich, die kompletten Daten aller Kinder, Familien oder Betreuer zu hinterlegen. Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, ist dies zwar möglich, aber nicht erforderlich (Prinzip der Datensparsamkeit).

Die Anwendung wird Ihren Wünschen entsprechend auf einem von Ihnen verwalteten Server installiert. Alternativ kann auch ein externer Dienstleister gewählt werden (ADV notwendig) und ein Service-Vertrag geschlossen werden für Wartungsaufgaben. Die Anwendung und ihre Daten liegen allein in Ihren Händen, sie erfordert keine Verbindung zu externen Seiten. Es gibt keine monatliche Lizenzgebühr und es gibt keine Abhängigkeit von einem externen Dienstleister. Es gibt keine versteckten Kosten und natürlich gibt es kein unsinniges pro-Kind/pro-Benutzer oder pro-Irgendwas Lizenzmodell. Sie haben genügend Zeit, das Programm zu testen und können dann eine Lizenz für Ihre Einrichtung erwerben. Anschließend können Sie selbst entscheiden, ob Sie den Betrieb der Anwendung selbst übernehmen oder einen externen Dienstleister damit beauftragen. Fehler werden im Rahmen einer Wartung behoben, Erweiterungswünsche individuell umgesetzt.

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